Brukerveiledning for Google Workspace APP

Google Workspace-APP

Sammendrag

Denne veiledningen inneholder fem viktige Google-anbefalinger for migrering til Google Workspace. Den skisserer velprøvde verktøy, ressurser og støtte, i tillegg til historier fra kunder som har migrert. For informasjonssjefer (CIO) som søker en moderne produktivitets- og samarbeidsløsning, tilbyr Google Workspace et overbevisende alternativ til eldre verktøy for bedriftsbedrifter. 10 millioner kunder og 3 milliarder brukere over hele verden klarerer Google Workspace, og gir organisasjoner et kjent, moderne og intuitivt miljø for kommunikasjon, file ledelse, dokumentsamskaping og mer.

Hvorfor Google
Arbeidsområde? En kort oppsummering

Google Workspace kan hjelpe organisasjoner i alle størrelser og på tvers av praktisk talt alle bransjer med å forbedre sikkerhet, produktivitet og samarbeid. Med AI-drevne sikkerhetsfunksjoner og skybasert og null-tillit-arkitektur, stoler bedrifter på Workspace for å beskytte sine mest sensitive data. Kunstig intelligens (AI) innebygd i produktivitetspakken kan hjelpe organisasjoner med å spare tid og forbedre arbeidskvaliteten.

Ved å bruke Google Workspace med Gemini, implementerer bedrifter i alle størrelser AI på en sikker måte i stor skala. I følge vår nylige studie av bedriftskunder som bruker Gemini, sparer brukere i gjennomsnitt 105 minutter per uke, og 75 % av daglige brukere sier at det forbedrer kvaliteten på arbeidet deres. Organisasjoner migrerer til Workspace for å gripe muligheten for IT og kulturell modernisering, for å strømlinjeforme arbeidsflyter for raskere beslutningstaking, og for å eliminere flaskehalser gjennom sømløst samarbeid.

Kapittel 1

Fem viktige anbefalinger for en jevn migrering til Google Workspace
Migrering til hvilken som helst teknologi er en mangefasettert prosess, men det trenger ikke å være skremmende. Organisasjoner fra hele verden velger å migrere til Workspace hvert år. En vellykket migrering krever en strategisk tilnærming som prioriterer forståelse av teknologimiljøet og kildedata, minimerer potensielle risikoer og anerkjenner at endringsledelse for ansatte er en avgjørende komponent for suksess.

Hver migrasjonsreise vil være unik, og tidslinjen vil variere avhengig av organisasjonens datavolum og kompleksitet. Når du planlegger en migrering, er det avgjørende å begynne med nøye vurdering av organisasjonens nåværende miljø og spesifikke behov og omstendigheter. Kunder drar ofte nytte av å starte prosessen 1–2 år før utløpet av lisensavtalen med en eldre leverandør.

Her er fem trinn du kan følge for å starte denne prosessen sammen med Google-kontoteamet ditt og den valgte implementeringspartneren.

Revidere og forstå kildedataene
Vurder datatype, størrelse og kompleksitet nøyaktig for å forutse utfordringer og optimalisere migreringstilnærmingen. Identifiser datadistribusjonen din for å avdekke hvordan dataene er spredt over kildesystemet. Husk at krav til organisasjonsdata kan variere fra avdeling til avdeling, og disse behovene bør informere om migreringstidslinjen og -strategien. Ta proaktivt opp eventuelle datatyper som ikke støttes eller harde begrensninger i Google Workspace for å forhindre forstyrrelser.

Utnytt kildeskanninger
Gjennomfør en omfattende dataanalyse ved å bruke skannefunksjonalitet, for eksempel Google Workspace Migrate, for å få dyp innsikt i kildedataene. Optimaliser migreringsprosessen ved å effektivt distribuere arbeidsbelastninger på tvers av migreringsinfrastruktur og prioritere store datasett. Du kan bruke Google Workspace-migrasjonsproduktmatrisen til å proaktivt undersøke verktøy som kan brukes til å migrere bestemte typer data.

Planlegg migrasjonstilnærmingen din og ta med endringsledelse fra begynnelsen:
Når du planlegger en bedriftsmigrering, er det avgjørende å tilpasse IT-teamet, Google-kontoteamet og implementeringspartneren etter tiltenkte resultater med definerte mål og mål. Noen organisasjoner kan velge å ta i bruk Google Workspace i sameksistens med spesifikke eldre verktøy og punktløsninger.

Andre kan velge å migrere fullstendig til Google Workspace. Google støtter begge migreringsmodeller; En full migrering hjelper imidlertid organisasjoner med å maksimere fordelene og avkastningen på investeringen til Workspace.
Selv om det er mange måter en bedrift kan bygge sin migrasjonsstrategi for å nå forretningsmålene, anbefaler Google en trefasetilnærming med kjerne-IT, tidlige brukere og global start.

Googles foreslåtte tilnærming til trinnvis migrering
De tre fasene av kjernedistribusjonsaktiviteter kan vanligvis ta 3–9 måneder.

• Fase 1: Planlegging og kjerne-IT Implementer kun til kjerne-IT-teamet.
  Denne fasen begynner i samarbeid med en partner for å tilpasse implementeringsplanene til Googles beste praksis og for å skape en suksessvei for det overordnede prosjektet. Denne fasen bekrefter og tester teknisk design, identifiserer integrasjonspunkter og lar teamet bli kjent med verktøy og teknologi.
• Fase 2: Tidlige brukere distribueres til 5–10 % av de totale brukerne. Denne fasen validerer migreringen, tester endringshåndteringsplanen og samler tilbakemeldinger på opplæring og kommunikasjon slik at planen kan justeres etter behov for best mulig å møte brukernes behov.
• Fase 3: Global Go-Live Deploy til alle brukere. Denne fasen bringer resten
  av organisasjonen om bord, gjennomfører omfattende opplæring og kommunikasjon, og går over til langsiktig adopsjon og transformasjon. som beskrevet i implementeringsveiledningen for store organisasjoner. Denne prosessen tar vanligvis 3–9 måneder, og den kan tilpasses organisasjonens spesifikke krav og behov.
• En godt utført endringsstyringsstrategi er avgjørende for en jevn og vellykket arbeidsområdemigrering. Ved å fokusere på kommunikasjon, opplæring og støtte kan du minimere forstyrrelser, styrke ansatte og oppnå de ønskede forretningsresultatene. Du kan bruke denne veiledningen som en mal for din endringsstrategi.

Prioriter datamigrering
Med nøye planlegging og vurdering kan du bestemme organisasjonens kritiske data for live-start og hva som er ikke-essensielle data for go-live. Det er ikke nødvendig å migrere all data innen startdatoen. Fokuser på å migrere viktige data først for å sikre en vellykket live-opplevelse. Vurder å migrere ikke-kritiske data etter å ha sendt live for å strømlinjeforme den innledende migreringsprosessen.

Redusere risiko proaktivt
Å forutse utfordringer før en migrering vil bidra til å holde teamet ditt på sporet. Åpen kommunikasjon, proaktiv planlegging og fokus på dataintegritet vil bane vei for en sømløs migrasjonsopplevelse.

Kapittel 2

Kundesuksesshistorier
Equifax driver kulturell transformasjon etter å ha migrert over 20,000 XNUMX ansatte til Workspace.
Som ett av tre kredittrapporteringsbyråer i USA, hjelper Equifax millioner av forbrukere og bedrifter hvert år med å nå sine økonomiske mål. Equifax drev kulturell transformasjon i hele virksomheten ved å ta i bruk Google Workspace. Den migrerte dataene til rundt 21,000 20 brukere før den distribuerte Workspace for ansatte i 100,000 land. Ved å bruke teknologi som en spak, hjalp Equifax arbeidsstyrken med å fremme en kultur for samarbeid og fellesskap, noe som resulterte i nesten XNUMX XNUMX Google Chat-meldinger hver dag. Enkelheten og sikkerheten til Workspace og muligheten til å jobbe med dokumenter fra hvor som helst har hjulpet Equifax å strømlinjeforme kommunikasjon og samarbeid.

Brasiliansk statlig institusjon migrerer 3.5 millioner+ files til Workspace om 2 måneder
I Brasil er Ministério Público do Estado do Amapá (MP-AP) statsadvokatembetet for staten Amapá. Det er en institusjon styrt av Brasils føderale grunnlov og forpliktet til å forsvare loven, demokratiet og interessene til individer og samfunnet som helhet. På 2 måneder migrerte den 4TB med data som spenner over mer enn 3.5 millioner institusjoner files. Nå har MP-AP 99.9 % tjenesteoppetid og 90 % bruk av Google Workspace blant ansatte. Det har fått mer fleksibilitet for eksterne arbeidere, enklere dokumentdeling mellom team og eksterne enheter, og større styring av data lagret av byrået.

LifeCell gjennomfører en fullverdig migrering for 1,200+ ansatte på under 3 måneder for å øke effektiviteten
LifeCell ble grunnlagt i 2004 og er Indias største stamcelle- og vevslagringsbank. Det er en hovedleverandør av genetiske screeningtester og er en ledende aktør innen celle- og vevsbasert terapi. LifeCell utførte en fullverdig Google Workspace-migrering på under 3 måneder for 1,200+ ansatte, noe som forvandlet samarbeidsevner med detaljerte personverninnstillinger. Google Workspace har også hjulpet organisasjonen med å forbedre arbeidsflyteffektiviteten fra toppledelsen til frontlinjen ved å redusere spam-angrep til null.

I løpet av 4 måneder har Humanagrert 13,000 13,000 brukere til Workspace, kuttet IT-kostnader og skjerpet security.ty. De brukervennlige samarbeidsverktøyene i Google Workspace har forbedret moralen og effektiviteten blant 50 22 teammedlemmer i felt og på kontoret hos Humana, en leder innen omsorgstjenester i Finland, Norge og Sverige. IT-teamet er nå sikre på at tidstestede Workspace-sikkerhetsfunksjoner holder sensitiv kundedata trygg, og Humana forventer at migreringen til Workspace vil redusere forespørsler om teknisk støtte med minst 55 %. Humana migrerte 5.5 TB med data, inkludert 4.5 millioner e-poster, XNUMX millioner dokumenter og XNUMX millioner kalenderelementer.

Jeg er 100 % sikker på at Humana-teamet er mer fornøyde og mer produktive med Google Workspace enn de var med vår forrige plattform, og sammen med Chrom OS vil det gjøre dataene våre sikrere enn noen gang før.»
Adam Nerell CIO, Humana

Colgate-Palmolive migrerer 28,000 6 brukere til Workspace på XNUMX måneder
«Google Workspace skilte seg ut fordi det virkelig er et integrert verktøysett, med enkel pålogging og én katalog. Google Workspace er bygget for skyen, uten lokal arv. Vi følte at Google ville fortsette å være den største innovatøren innen skysamarbeid og en partner vi kunne vokse med, sier Mitch Cohen, direktør for samarbeid i det globale forbrukerproduktselskapet Colgate-Palmolive. På bare tre måneder brukte mer enn 94 % av brukerne Google Disk aktivt, og over 57,000 XNUMX timer med Google Meet-økter ble gjennomført på bare én måned. Nå har alle fra C-suiten til postrommet på Colgate en Google Workspace-konto og bruker den daglig.

Kapittel 3

Migreringsverktøy og ressurser fra Google
Under en migrering kan organisasjoner få tilgang til en rekke første- og tredjepartsverktøy, prosesser og støtte fra Google for å lette prosessen fra planlegging til utførelse.

Din Workspace-kontorepresentant
Som første stopp, kontakt Google Workspace-kontorepresentanten din, som jobber tett med partnerøkosystemet vårt og tilbyr en rekke ende-til-ende-tjenester mens du gjør overgangen. Disse tjenestene inkluderer rådgivning, rådgivning, teknisk kontoadministrasjon, endringsadministrasjon, aktivering og opplæring, transformasjonslaboratorier og mer. Kontorepresentanten din vil samarbeide med deg for å engasjere den rette partneren for overføringsbehovene dine.

Partnere

Vårt utvidede nettverk av administrerte tjenester og implementeringspartnere hjelper kundene med å velge en løsning som er riktig for dem og leder den generelle migreringen og distribusjonen. Våre partnere følger mange organisasjoner i deres Workspace-reise, og gir flere tiår med erfaring med å støtte store kunder med opptil 200,000 XNUMX ansatte.

Google Workspace har strategiske partnerskap med partnere på tvers av alle regioner. Teknologipartnere (ISV-er) bistår i datamigrasjonsprosessen samt kobler til bedriftens forhandlerpartner. I samarbeid med kontoadministratoren din vil den valgte partneren din samarbeide med deg for å lage en detaljert plan for hver av fasene som er anbefalt av Google. Disse fasene kan omfatte oppdagelse, strategiøkter, aktivering, opplæring og demoer fra planlegging til distribusjon og videre. Hele listen over partnere finner du her.

Profesjonelle tjenester

I tillegg kan kontorepresentantteamet ditt engasjere Googles profesjonelle tjenester for å komplettere tjenestepartneren din og sikre implementeringsreisen med et ekstra lag med teknisk støtte, endringsadministrasjon og styring. Denne støtten kan omfatte tilgang til ekspertrådgivere, beste fremgangsmåter, en kontakt med Googles produkt- og ingeniørteam for å sikre suksessen til viktige implementeringsmilepæler og mer. Den fullstendige listen over tjenester som tilbys av Google Professional Services finner du her.

Teamene våre har utviklet en spesifikk metodikk og verktøy for å veilede kunder gjennom migrasjonsreisen fra planleggingsfasen til en vellykket lansering. For eksample, med Google Workspace Migrate kan du administrere store migreringer til flere Google Workspace-kjernetjenester fra ett enkelt sted. Vi tilbyr detaljert dokumentasjon og distribusjonsveiledninger for å hjelpe deg å velge det beste alternativet for å flytte e-post, kalender, kontakter, mapper, files, og tillatelser til Google Workspace. Vi har kuraterte ressurser for å hjelpe deg hvert trinn på veien, inkludert:

• Enterprise-distribusjonsressurser og vår distribusjonsveiledning for store organisasjoner. Organisasjoner kan bruke disse endringsadministrasjonsressursene og tekniske veiledningene til å lansere Google Workspace til store organisasjoner. Følg vår 90-dagers utrullingsplan for å introdusere Google Workspace for brukerne dine, teste tjenester og datamigrering, og lykkes med å overføre hele organisasjonen din.
• Tekniske distribusjonsveiledninger og migreringsveiledninger for dybdeveiledning. Disse ressursene gir detaljert, omfattende informasjon om mer detaljerte emner, for eksempel datamigrering fra Microsoft Outlook til Google Workspace og mer.

Google Workspace gir bedriftsorganisasjoner moderne samarbeidsverktøy og et sikkert skymiljø. Med en strukturert tilnærming, utprøvde verktøy og ekspertstøtte er migrering en håndterbar prosess. La Google Workspace bidra til å frigjøre det fulle potensialet til arbeidsstyrken din.